ProfesjonalneBiznesplany.pl Eksperci w zakresie tworzenia biznesplanów!
Wyślij

Biznesplan jest dokumentem wielofunkcyjnym oraz spełniającym rolę posiłkową przy wnioskach kredytowych czy prezentacji firmy. Oznacza to, że biznesplan pełni rolę załącznika. Może mieć to miejsce z powodów ściśle formalnych (np. bank wymaga biznesplanu do każdego z wniosków o linię kredytową dla firmy) lub nazwijmy to zdroworozsądkowych (np. biznesplan pełniący rolę przewodnika przy szkoleniu dla nowo zatrudnionego kierownictwa firmy). Biznesplan jednakże bardzo często sam jest wyposażony w załączniki. Mogą one spełniać wiele różnych funkcji. Dla porządku podzielimy je na grupy.

Funkcje załączników do biznesplanów (oczywiście dany typ załącznika może pasować do kilku kategorii jednocześnie – przykłady są przedstawione jedynie dla wygody czytelnika):

  • Uwiarygodniająca – Są to wszelkiego rodzaju dokumenty formalne i urzędowe poświadczające fakty przedstawione o firmie – przede wszystkim informacje o rejestracji i działalności firmy (np. wyciągi z urzędów gminy, Krajowego Rejestru sądowego, ksiąg rachunkowych, umowy z odbiorcami i dostawcami i tym podobne).
  • Ostrożnościowa – Ze względu na niejednokrotnie kluczową rolę biznesplanu przy zawieraniu lub nie transakcji o dużej wartości (np. fuzje i przejęcia), załączniki pełnią w nim istotną rolę legitymizującą oraz zdejmującą odpowiedzialność (np. prognozy dotyczące przedsiębiorstwa budowane na założeniach zawartych w niezależnym raporcie zewnętrznym zyskują na wiarygodności).
  • Komunikacyjna – Jest to na przykład list prezesa do akcjonariuszy czy też inne oświadczenia (czasami używane jest tu angielskie słowo statements) pochodzące głównie z najwyższego szczebla kierowniczego firmy. Są to także dane komunikacyjne: wizytówki, zapisana strona internetowa przedsiębiorstwa i tym podobne.
  • Marketingowa i public relations – Funkcję te pełnią załączniki typowo reklamowe (np. płyta DVD z reklamami firmy, pliki komputerowe zawierające sposób przedstawienia reklamy firmy na portalach internetowych, próbki czy też wersje demonstracyjne produktu i tym podobne), pochodzące z mediów nie będące jednak reklamą (np. artykuł prasowy oceniający ostatnie działania przedsiębiorstwa na obszarze ochrony środowiska czy porównujący jakość produktów przedsiębiorstwa z jakością produktów konkurencji i tym podobne), a także materiały bardziej „techniczne” (np. umowa z agencją reklamową czy public relations).
  • Posiłkowa – Będą to materiały (najlepiej wszystkie), które były punktem wyjścia dla tworzenia wszelkiego typu ocen czy prognoz dotyczących przedsiębiorstwa. Przede wszystkim artykuły z prasy specjalistycznej, raporty analityczne ogólnodostępne oraz tworzone na zamówienie (obie grupy raportów mogą tyczyć się zarówno rozpatrywanego przedsiębiorstwa, rynku na jakim ono działa lub też zupełnie innego zagadnienia, lecz zawierającego istotne dla biznesplanu dane – np. prognozy demograficzne).
  • Inne – Ze względu na pewną sztuczność niniejszego podziału, niektórych z funkcji nie zaliczymy do żadnej z powyższych kategorii.

Zauważmy, że rozmyciu ulega tu podział na informację będącą częścią biznesplanu oraz na będącą jego załącznikiem. Dla uproszczenia proponuję tu wprowadzenie następującego modelu podziału: informacje stworzone w firmie na użytek biznesplanu są jego częścią (np. list intencyjny, plan działalności operacyjnej), natomiast wszystkie pozostałe stanowią jedynie załącznik (np. wyciąg z księgi rachunkowej pochodzi co prawda z firmy, jednak sama księga nie była tworzona na użytek biznesplanu a z powodów formalnych).

Dość interesującym zagadnieniem są formy załączników. Tutaj także warto wprowadzić pewną systematykę.

Formy załączników:

  • Dokument w formie papierowej lub komputerowej – Jest to oczywiście najpopularniejsza z form. Zazwyczaj będzie to również forma dla samego biznesplanu. Jej przewaga nad innymi formami polega między innymi na jej trwałości (dokument w przeciwieństwie do na przykład próbek słodyczy jest trwały oraz może z niego korzystać dowolna liczba osób), wydajności (zazwyczaj czytamy szybciej niż słuchamy, a co za tym idzie przyswajamy więcej informacji z załącznika pisanego niż np. audio lub video) oraz wygodzie (do dokumentu zawsze można wrócić, aby rozwiać określone wątpliwości lub zaznaczyć istotne pytania co do danej jego części – coś takiego nie ma zastosowania w wypadku na przykład prezentacji). Dokument może zawierać oczywiście liczne ilustracje (kosztorysy, wykresy, zdjęcia i tym podobne).
  • Prezentacja multimedialna – Taka forma prezentacji rozwija się bardzo dynamicznie oraz zyskuje na popularności: może być to zarówno plik dźwiękowy (np. zapis z walnego zgromadzenia akcjonariuszy), klip video (np. prezentacja procesu produkcyjnego w fabryce firmy), jak i choćby program komputerowy (zarówno będący produktem firmy, jak i tworzony specjalnie na okoliczność wspomagania jej działania – na przykład symulacji). Autor sugeruje, aby korzystać z tej formy w umiarkowanym stopniu – nie tylko ze względu na konserwatyzm dużej części świata biznesu, ale także biorąc pod uwagę mniejszą (zazwyczaj) wartość merytoryczną tego typu informacji (tworząc ładnie wyglądającą prezentację firmy często skupiamy się często na jej atrakcyjności wizualnej i zapominamy o jej merytoryce, z kolei wartościowy wykład dotyczący wyników finansowych firmy będzie ciężko przyswajalny itp.)
  • Inne – Form jest naprawdę mnóstwo i wiele zależy tu od charakteru działalności firmy oraz nastawienia tworzącego biznesplan. Przykładem mogą być wspomniane próbki produktów spożywczych czy też wersje demonstracyjne programów komputerowych (te mogą być zaliczone także do kategorii „prezentacja multimedialna”).

Ostatnim rozpatrywanym aspektem uzupełniania biznesplanu załącznikami jest ich wartość prawna. Również tu wprowadzony zostanie pewien syntetyczny podział:

  • Wartość prawna wysoka – Będą to wszelkie załączniki, które same w sobie stanowią wiarygodny dokument: listy intencyjne poświadczone podpisem odręcznym lub elektronicznym, notarialne kopie dokumentów firmy, oryginały wyciągów urzędowych i tym podobne. Dokumenty te są kluczowe, jako załączniki uwiarygodniające przedsiębiorstwo sporządzające biznesplan. O ile został on sporządzony rzetelnie oraz odpowiednio nimi opatrzony, tego typu biznesplan już sam w sobie może być wystarczający dla podjęcia istotnej decyzji gospodarczej (bez dalszych audytów oraz weryfikacji).
  • Wartość prawna średnia – Zaliczymy tu materiały niecertyfikowane, jednak wiążące: raporty analityczne ogólnodostępne, reklama telewizyjna firmy, próbka produktu i tym podobne. Większość załączników możemy zaklasyfikować do tej kategorii pod względem wartości prawnej.
  • Wartość prawna niska – Można tu zaklasyfikować wszelkie materiały o wątpliwej wartości, jako np. dowód w sądzie (przykładem może być tu sytuacja, gdy inwestor uważa się za zwiedzonego zawartością biznesplanu i wytacza pozew przedsiębiorstwu): wywiady nieautoryzowane, nieoficjalne strony internetowe o firmie, dokumenty z wyraźnym zrzeczeniem się odpowiedzialności i tym podobne. Informacje takie są dość przydatne, lecz biznesplan opatrzony wyłącznie takim typem załączników nie będzie wiarygodny.